Kvalitu facility služeb nelze řídit pouze podle toho, zda objekt na první pohled vypadá uklizeně. U stovek zaměstnanců a desítek provozů potřebujeme přesně vědět, co mělo být provedeno, kdy se tak stalo, kdo práci provedl a s jakým výsledkem. Proto jsme si v TREKVILA vytvořili vlastní informační systém.
Nestačí službu poskytovat. Musíme ji umět také kontrolovat.
Profesionální úklid je specifický tím, že velká část práce probíhá přímo u zákazníka a často mimo běžnou pracovní dobu.
Tradiční způsob řízení založený na papírových knihách, tabulkách a e-mailech proto přestává být dostačující.
Naším cílem bylo dostat řízení zakázky do jednoho prostředí a vytvořit systém, který propojí zaměstnance na objektu, provozní manažery, vedení společnosti i zákazníka.
Od plánu úklidu až po potvrzení provedené práce
Každý objekt lze v našem systému rozdělit podle jednotlivých prostor a místností a nastavit pro ně požadované činnosti a četnosti úklidu.
Pomocí QR kódů lze následně přímo na objektu potvrzovat provedené činnosti.
Nevzniká tak pouze informace, že „úklid proběhl“. Máme data o tom, kde, kdy a v jakém rozsahu byla konkrétní služba provedena.
To je důležité nejen pro naši interní kontrolu, ale také pro transparentnost vůči zákazníkovi.
Kontrola kvality v reálném provozu
Samotné potvrzení úkolu samozřejmě ještě neznamená kvalitně odvedenou práci.
Proto systém využíváme také pro kontroly kvality, checklisty, fotodokumentaci, evidenci provozních událostí a řešení zjištěných nedostatků.
Provozní manažer tak získává přehled o zakázce bez ohledu na to, zda právě stojí přímo na objektu.
A pokud se objeví problém, máme historii toho, kdy vznikl, jak byl řešen a jak dlouho jeho vyřešení trvalo.
Data pomáhají plánovat i cenu služby
Digitalizace pro nás není jen kontrolním nástrojem.
Jednotlivým prostorům lze přiřadit plochu, typ místnosti, četnost úklidu a výkonové normy. Díky tomu dokážeme lépe plánovat potřebný pracovní čas a porovnávat plánovaný rozsah služby se skutečným provozem.
Data nám pomáhají hledat místa, kde lze proces zjednodušit, změnit četnost úklidu nebo část činností automatizovat.
Výsledkem může být efektivnější provoz bez snižování požadovaného standardu.
Zákazník má mít informace k dispozici
Jedním z hlavních důvodů, proč jsme systém vyvinuli, byla transparentnost.
Nechceme, aby zákazník dostával informace o provozu pouze tehdy, když se něco pokazí.
Systém umožňuje pracovat s pravidelnými reporty, historií provedených činností, kontrolami, fotodokumentací a dalšími provozními informacemi.
Facility management se tím posouvá od subjektivního hodnocení k měřitelné službě založené na datech.
Systém si vyvíjíme sami
Výhodou vlastního řešení je možnost reagovat na skutečné potřeby našich zákazníků a provozních týmů.
Pokud zjistíme, že potřebujeme jiný způsob reportingu, novou statistiku nebo další kontrolní mechanismus, nemusíme měnit celý způsob práce podle možností univerzálního software.
Systém můžeme dál rozvíjet společně s našimi službami.
Technologie pro nás totiž není cílem. Je nástrojem k tomu, aby byla služba transparentnější, měřitelnější a lépe řiditelná.
Chcete vidět, jak může vypadat řízení úklidu vašeho objektu založené na datech? Rádi vám náš systém představíme na konkrétním provozu.